Política de tratamiento de datos personales

Nicolas Cardona Carrillo, persona natural, ingeniero de sistemas, con domicilio en Pereira, Risaralda, Colombia. Correo para todo lo relacionado con datos personales: nicocardona1107@gmail.com.

Cuando un agente de WhatsApp atiende a los clientes de un negocio (por ejemplo, una barbería que agenda citas), ese negocio es el responsable de los datos de sus clientes y Nicolas Cardona actúa como encargado del tratamiento: procesa los datos por cuenta del negocio, según sus instrucciones y esta política.

• Sitio web ncchub.dev. No usa formularios, cuentas de usuario, cookies de rastreo ni herramientas de analítica. Si escribes al correo de contacto, se tratan tu nombre, tu correo y el contenido del mensaje con la única finalidad de responderte.
• CRM privado NccHUB (/admin). Es una herramienta de uso exclusivo de Nicolas Cardona para gestionar su relación con clientes y prospectos: nombre, empresa, correo, teléfono, número de WhatsApp, notas comerciales, oportunidades de negocio y citas. Finalidades: seguimiento comercial, elaboración de propuestas, agenda y facturación de sus servicios. La sesión de administración usa una cookie estrictamente necesaria para mantener el inicio de sesión; no hay cookies de terceros.
• Agentes de WhatsApp para negocios. A través de la API oficial de WhatsApp Business (Meta) se tratan: número de teléfono, nombre de perfil de WhatsApp, contenido de los mensajes intercambiados con el negocio, datos de las citas o pedidos que la persona solicita, y el historial de conversación necesario para dar continuidad a la atención. Finalidades: responder consultas, agendar y recordar citas, informar horarios, precios y promociones del negocio que la persona ha aceptado recibir, y pasar la conversación a una persona del negocio cuando haga falta. Las respuestas automáticas se generan con modelos de inteligencia artificial de terceros (sección 4); los mensajes se envían a esos proveedores solo para producir la respuesta y no se usan para entrenar sus modelos según los términos contractuales vigentes con cada uno.

No se recolectan datos sensibles (salud, biometría, creencias, orientación) ni datos de menores de edad de forma deliberada. Si un negocio necesita tratar datos de ese tipo, se acuerda por escrito antes y con autorización explícita del titular o de su representante legal.

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada: al escribir al número de WhatsApp de un negocio, la persona recibe en el primer contacto un aviso de que la atención es automatizada y un enlace a esta política; los mensajes promocionales solo se envían a quienes han aceptado recibirlos y pueden dejar de recibirlos respondiendo «BAJA» o solicitándolo por cualquier canal del negocio.

Para prestar el servicio se usan proveedores que procesan datos por cuenta del responsable, con servidores que pueden estar fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos). Esta política informa esa transferencia internacional, que se realiza con la autorización del titular y con proveedores que ofrecen garantías contractuales de protección de datos:

• Meta Platforms, Inc.: WhatsApp Business Platform (envío y recepción de mensajes).
• Supabase, Inc.: base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos.
• Vercel, Inc.: alojamiento del sitio y de la aplicación.
• Anthropic, PBC: modelos de inteligencia artificial que generan las respuestas de los agentes.
• OpenAI, L.L.C.: transcripción y síntesis de voz, cuando el negocio activa notas de voz.
• Google LLC: Google Calendar, cuando el negocio agenda citas en su calendario.

Los datos comerciales del CRM se conservan mientras exista relación o interés comercial y hasta cinco años después del último contacto, salvo obligación legal de conservarlos más tiempo. Las conversaciones de los agentes de WhatsApp se conservan durante la relación del negocio con su cliente y como máximo dos años desde el último mensaje; el negocio responsable puede fijar un plazo menor. Vencidos los plazos, los datos se eliminan o se anonimizan.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, toda persona puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, revocarla y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Para ejercer estos derechos, escribe a nicocardona1107@gmail.com indicando tu nombre, el número de WhatsApp o correo con el que te atendieron, el negocio de que se trate y lo que solicitas. Las consultas se responden en un máximo de diez días hábiles y los reclamos en un máximo de quince días hábiles, prorrogables según la ley informándote el motivo. Si tu solicitud se refiere a los datos de un negocio que usa un agente construido por Nicolas Cardona, se te informará y se coordinará con ese negocio, que es el responsable.

Para eliminar tus datos de un agente de WhatsApp o del CRM, envía un correo a nicocardona1107@gmail.com con el asunto «Eliminación de datos», tu número de WhatsApp o correo y el nombre del negocio. Se confirmará la recepción, se eliminarán los datos de las bases activas en un máximo de quince días hábiles y se te informará cuando esté hecho. Los datos que la ley obligue a conservar (por ejemplo, soportes de facturación) se bloquean y solo se usan para esa finalidad. Esta sección sirve como instrucción de eliminación de datos para la plataforma de Meta.

Los datos viajan cifrados (TLS), se almacenan con control de acceso por usuario y políticas de seguridad a nivel de fila en la base de datos, y no se exponen en URLs ni en registros públicos. Solo Nicolas Cardona y, en su caso, el personal autorizado del negocio responsable acceden a las conversaciones.

Esta política puede actualizarse cuando cambien los servicios o la normativa. La versión vigente es siempre la publicada en ncchub.dev/privacidad, con su fecha de entrada en vigencia al inicio.